Die Aufgabenautomatisierung ist eine Möglichkeit, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Dank der Informationstechnologie haben Sie heute viele Möglichkeiten, die Verwaltung Ihres Unternehmens in einigen administrativen Aspekten zu vereinfachen. In diesem Artikel werde ich mich darauf konzentrieren, Ihnen Tipps zu geben, wie Sie dies tun können Abrechnung automatisierenund dasselbe gilt für Ihre Gewerbesteuern, egal ob Sie selbstständig sind oder ein Unternehmen haben.
So automatisieren Sie Steuererklärungen
Das Finanzamt macht es einfacher
Die Wahrheit ist, dass das Schatzamt es normalerweise einfach macht und dass in vielen Fällen Textdateien mit dem Inhalt der Erklärungen hochgeladen werden können. Wenn Sie also über ein gutes Buchhaltungsprogramm verfügen, können Sie sicherlich die Dateien erstellen, die jeder der Erklärungen entsprechen, zu denen Sie verpflichtet sind. Dann einfach auf die Website des Finanzamtes hochladen, unterschreiben, fertig.
Wenn Sie kein Buchhaltungsprogramm verwenden, können Sie auch eigene Dateien aus einer erstellen KalkulationstabelleAber dann muss man sehr vorsichtig sein. Ein manueller Fehler ist in diesen Fällen viel wahrscheinlicher.
Und wenn das von Ihnen vorgelegte Modell dem Einkommen des Vorjahres entspricht, wenn Sie beispielsweise selbstständig sind, wissen Sie bereits, dass das Einsehen der Erklärung und ihres Status sehr einfach ist, gehen Sie einfach auf die Seite Treasury und tun Sie es sofort.
Sie können die Verwaltung jederzeit auslagern
Eine andere Sache, die Sie tun können, um Ihre Rücksendungen zu automatisieren, ist zu haben externe Beratung. In der Praxis verfügen Agenturen in der Regel über Tools, die manuelle Arbeit minimieren, sodass sich Outsourcing mit Automatisierung reimt. Und heute gibt es viele Online-Dienste, die es Ihnen ganz einfach machen.
So automatisieren Sie die Kundenabrechnung
Verwenden Sie eine Abrechnungssoftware
Am einfachsten lässt sich die Abrechnung im Zweifelsfall über ein Buchhaltungsprogramm für KMU automatisieren. Diese Art von Software enthält normalerweise ein Abrechnungsmodell, mit dem Sie Rechnungen erstellen können, wenn Sie sie benötigen. Natürlich erfordert die Konfiguration der Produkte, Dienstleistungen und Tarife einige finanzielle Investitionen und Zeit, aber dann ist der Prozess sehr vereinfacht.
Sie können Rechnungen auf Papier oder in elektronischem Format erstellen, um sie so an Ihre Kunden zu senden, wie es für sie am bequemsten ist. Darüber hinaus ist das Abrechnungsmodul mit der Buchhaltung verbundensodass Sie sich nicht um die Erfassung jeder Rechnung kümmern müssen, und es wird auch die Erstellung Ihrer Steuererklärungen erheblich vereinfachen.
Verwenden Sie Excel-Vorlagen, um die Abrechnung zu automatisieren
Viele kleine Unternehmen verwenden Excel, um ihre Rechnungen zu erstellen, aber sie neigen dazu, dies auf eine sehr schlaue und fehleranfällige Weise zu tun. Beispielsweise ist es durchaus üblich, die Rechnung eines Kunden zu verwenden, um eine neue zu erstellen. Das birgt mehrere Risiken. Sie können nicht nur vergessen, eine Information zu ändern, und daher eine fehlerhafte Rechnung erhalten. Sie könnten Ihren Kunden auch versehentlich Informationen geben, im schlimmsten Fall schicken Sie ihnen eine Rechnung mit den Daten eines anderen Kunden, der zufällig weniger für das gleiche Produkt oder die gleiche Dienstleistung bezahlt.
Der richtige Weg, Excel für die Abrechnung zu verwenden, ist mit Vorlagen. In der Praxis erstellen Sie eine Modelldatei, in die Sie eine kleine Datenbank mit Produkten, Dienstleistungen und den jeweiligen Preisen aufnehmen. Sie schützen wichtige Formeln und Zellen und speichern sie als benutzerdefinierte Vorlage.
Dann importieren Sie jedes Mal, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen, diese benutzerdefinierte Vorlage, sodass Sie schnell eine Rechnung erstellen können, ohne das Risiko einzugehen, Daten aus einem alten Dokument zu hinterlassen. Hier ist der Link zur Hilfe von Microsoft zu Vorlagen in Excel.
Weitere Tipps zur Vereinfachung des Abrechnungsprozesses
Erstellen Sie monatliche Rechnungen an Stammkunden
Wenn Sie Ihren Abrechnungsprozess vereinfachen möchten, ist die Automatisierung großartig, aber es gibt auch andere Lösungen, die sehr hilfreich sind. Wenn Sie zum Beispiel eine Kunde, der mehrere Produkte bei Ihnen kauft oder Dienstleistungen im Laufe des Monats, kann es für Sie besser sein, nur eine monatliche Rechnung mit allem, was Sie gekauft haben, zu erstellen.
Das interessiert Sie nicht für Kunden, die bar bezahlen, aber es passiert normalerweise mit wichtigen Käufern, die Sie wahrscheinlich nicht sofort bezahlen. Wenn Sie ihnen mehr als eine Rechnung schicken, erhalten Sie normalerweise trotzdem eine einzige Zahlung. Daher ist es in den meisten Fällen besser für Sie, eine monatliche Rechnung zu stellen.
Vereinfachen Sie Ihre Tarife
Der Abrechnungsprozess kann sehr kompliziert werden, wenn Sie viele verschiedene Tarife und Rabatte verwenden. Denken Sie darüber nach, je komplexer Ihre Tarifpolitik, desto komplizierter wird es, die einzelnen Rechnungen zu erstellen. Die für die Abrechnung zuständige Person muss den geeigneten Tarif finden und den entsprechenden Rabattprozentsatz anwenden. Wenn es viele Optionen gibt, kann es lange dauern, das Fehlerrisiko nicht mitzurechnen.
Im Gegenteil, wenn Sie ein paar verschiedene Preise verwenden, können Sie die Rechnungen etwas schneller erstellen und weniger Arbeit haben, um die Preisdatenbank zu aktualisieren. In einem Inflationsumfeld wie dem jetzigen ist dies ein Faktor, der berücksichtigt werden muss.
Ich hoffe, diese kleinen Tipps zur Automatisierung der Rechnungsstellung und Verwaltung Ihrer Steuern konnten Ihnen helfen.
