Computerwerkzeuge stellen für jedes Unternehmen, ob groß oder klein, eine wichtige Möglichkeit dar, Einsparungen und Effizienz zu erzielen. Heute möchte ich besonders darüber sprechen wie Sie Zeit und Geld sparen können, als Unternehmer, dank eines Personalmanagementprogramms. Konkret nenne ich Ihnen fünf zentrale Aspekte, in denen Sie Arbeit und Geld optimieren können.
Eine gute HR-Software zu bekommen ist heutzutage sehr einfach. Es gibt einen Wettbewerb zwischen Unternehmen mit sehr vollständigen Programmen. Werfen Sie einen Blick auf Referenzen aus der Branche wie Factorial, um sich ein genaueres Bild von den Funktionalitäten zu machen, die diese IT-Lösungen bieten.
Personalführung ist keine leichte Aufgabe, denn Menschen sind komplex. Aber die Grundlagen der Verwaltung müssen nicht kompliziert sein.
#1 Terminkontrolle und Schichtmanagement
Sie wissen bereits, dass es in Spanien obligatorisch ist, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu kontrollieren und die Aufzeichnungen vier Jahre lang aufzubewahren. Offensichtlich ist es viel besser, eine Software zu haben, die es automatisch für Sie verwaltet.
Aber die Vorteile eines Programms gehen über diese Vereinfachung hinaus. Kontrolle ermöglicht es Ihnen Stellen Sie sicher, dass sich die Arbeitnehmer daran halten mit ihren Stundenplänen. Es kann mit biometrischen Lösungen in Verbindung gebracht werden Identität bestätigen wer kommt und geht. Und Sie sparen viel Zeit und Geld bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, besonders wenn es eine gibt im Laufe der Zeit mitten drin.
#2 Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
Es gibt immer noch Unternehmen, in denen Urlaub und Abwesenheiten manuell verwaltet werden. Einige Leute verwenden eine Excel-Tabelle. Andere entscheiden sich für Kalender. Und nicht selten kursieren Genehmigungspapiere, die die Chefs unterschreiben müssen.
Wie Sie sich vorstellen können, haben Sie in der Personalsoftware Funktionen, mit denen Sie Ferien und Abwesenheiten automatisch verwalten können. Jederzeit wieder, Sie werden wissen, wer eines Tages dort war und wer nicht. Und mit Blick auf die Zukunft können Sie so zum Beispiel in den Urlaubszeiten für genügend Personal sorgen. Außerdem erleichtert es Ihnen noch einmal das Leben bei der Gehaltsabrechnung, insbesondere im Krankheitsfall.
#3 Dokumentenmanagement
Anstatt eine große Menge an Papierkram von Hand erledigen zu müssen, verfügt ein HR-Programm in der Regel über eine Dokumentenverwaltungsfunktion. Das bedeutet wichtige Elemente wie Gehaltsabrechnung, Verträge, Krankenstand, Tarifverträge, sind im Programm digital hinterlegt und jederzeit abrufbar. Es spart viel Zeit.
Tatsächlich kann die Digitalisierung verwendet werden, um a zu aktivieren Mitarbeiterportal, also einen Zugangsbereich, in dem jeder Mitarbeiter seine Dokumente einsehen kann. Ich beziehe mich auf die Möglichkeit, eine Kopie des Arbeitsvertrags oder einiger Gehaltsabrechnungen oder sogar der Quellensteuerbescheinigung zu erhalten. Da all dies vom Arbeitnehmer selbst erledigt werden kann, muss ein Mitarbeiter der Personalabteilung keine Zeit damit verbringen, diese Informationen an die Arbeitnehmer weiterzugeben, die danach fragen.
#4 Digitalisierung und elektronische Signatur
Die Tatsache, in vollständig digitalen Formaten zu arbeiten, erleichtert die Verwaltung des Unternehmens erheblich, und dies umso mehr, als neue Managementmodelle konsolidiert wurden, wie Telearbeit. Es vermeidet den physischen Versand der Dokumente mit dem Zeitverlust und den damit verbundenen möglichen Kurierkosten. Jetzt kann jede Person mit allen Garantien digital unterschreiben.
# 5 Berichte und Indikatoren
Eine weitere Funktion, die für die Verbesserung der Unternehmensführung von großer Bedeutung ist, ist die Möglichkeit, Berichte und Indikatoren zu erstellen. Das weißt du ja schon Aktivitäten-Tracking-Tools Es ist notwendig, fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können.
Die Personalkosten sind in der Regel einer der Hauptkosten für ein Unternehmen, daher ist es unerlässlich, über zuverlässige und automatisierte Informationen zu verfügen. Sie werden unter anderem in der Lage sein, die Gehaltsstruktur, Personalfluktuation oder Fehlzeitensituationen besser zu verstehen.
Denken Sie darüber nach, ein modernes Tool zu verwenden
In vielen Unternehmen wurden spezifische Lösungen für jeden Personalbedarf entwickelt. Beispielsweise erfolgt die Urlaubsverwaltung in einer Excel-Datei. Als die Zeitkontrolle obligatorisch wurde, kauften sie ein Programm, um das Ein- und Auschecken zu verwalten. Dann gibt es noch eine Excel-Datei für den Krankenstand oder die Gehaltsabrechnung.
Am Ende sind HR-Funktionalitäten auf viele Tools verteilt, von denen die meisten unpraktisch und mit dem Risiko manueller Fehler verbunden sind. wie es sie jetzt gibt Lösungen die eine agilere, effizientere und optimiertere Reaktion auf alle Personalanforderungen bieten, ist es eine gute Idee, einen Wechsel in Betracht zu ziehen und auf Managementsoftware umzusteigen. Bewerte es.
