Organisieren Sie einen Kongress oder eine Veranstaltung: alle Schritte

Mark Brown

Kongresse sind sehr interessante Veranstaltungen, um sich zu vernetzen, mit Kunden Ihres Unternehmens in Kontakt zu treten oder einfach durch die Organisation der Veranstaltung einen Gewinn zu erzielen. Es sind komplexe Projekte, besonders wenn wir über große Veranstaltungen sprechen, deshalb wollte ich Ihnen einige Tipps geben, die Sie wissen sollten wie man eine Konferenz organisiert, Schritt für Schritt. Von der ersten Planung bis zu den Schlussfolgerungen nach der Veranstaltung, über die Organisation und Durchführung sind viele wichtige Aspekte zu berücksichtigen.

Organisation eines Kongresses: Zusammenfassung der wichtigsten Schritte

In diesem Artikel werde ich Ihnen die verschiedenen Phasen im Detail erläutern. Ich meine die Veranstaltungsplanung, unter anderem mit Auswahlmöglichkeiten wie Thema, Ort oder Datum. Dann werden wir über die Organisation der Veranstaltung sprechen, mit der Bildgestaltung, die Auswahl der Referenten und Kommunikationselemente wie Werbung für die Veranstaltung oder Merchandising für Kongresse. Als nächstes kommentieren wir die Durchführung der Veranstaltung selbst, damit alles reibungslos verläuft. Und schließlich die Bewertung und Schlussfolgerungen zum Kongress, um zu lernen und sich zu verbessern.

Wie man einen Kongress organisiert, Phase eins: Planung

Öffentlichkeit

Welche Art von Unternehmen, Fachleuten oder sogar Einzelpersonen möchten Sie an Ihrer Veranstaltung teilnehmen? Die Rede ist von Branchen, Unternehmensformen, interessensdifferenziertem Publikum oder soziodemografischen Kategorien… Es ist der Ausgangspunkt für die Gestaltung Ihres Kongresses. Es ist auch sehr wichtig Ziel hast du mit der Veranstaltung. Soll das Markenimage gefestigt und Geschäftskontakte geknüpft werden? Oder wollen Sie einfach nur ein gewinnbringendes Event durchführen?

Beispielsweise haben Sie möglicherweise ein Unternehmen, das Bestandsverwaltungssoftware verkauft, und Sie möchten auf dem Markt für Autoteilegeschäfte Fuß fassen, also denken Sie darüber nach, eine Veranstaltung speziell für diese Art von Unternehmen zu entwerfen.

Thema

Als nächstes kommt das zu seinde Element in Betracht Aufmerksamkeit bekommen dieser Zielgruppe, die Sie identifiziert haben: das Thema der Veranstaltung. Es kann etwas sehr Allgemeines sein, das die großen Probleme Ihres Publikums anspricht, oder Sie können sich auf ein spezifischeres Thema konzentrieren.

Beispielsweise könnten Sie eine Konferenz veranstalten, die sich auf die IT- und organisatorischen Herausforderungen von Autoteilelagern in der New Economy konzentriert.

Ort

Sie sollten zuerst an a denken interessante Stadt um Ihre Veranstaltung auszurichten. Damit der Kongress mehr Interesse bei den Teilnehmern weckt, können Sie sich für eine Location mit Attraktionen für die Kommenden entscheiden. Aber Sie sollten auch eine Stadt wählen, die leicht zu erreichen ist.

Ecwid

Gleichzeitig sollten Sie analysieren, welche Einrichtungen Sie für Ihre Veranstaltung in dieser Stadt reservieren könnten. Abhängig von der Verfügbarkeit von Hotels, Konferenzzentren und ähnlichen Orten müssen Sie sich möglicherweise für die eine oder andere Stadt entscheiden.

Datum

Sie ist ein grundlegender Faktor für den Erfolg Ihres Kongresses. Wenn Sie sich für einen Zeitraum entscheiden, in dem Ihre Zielgruppe mit Arbeit gesättigt ist, werden Sie es schwer haben. Hinzu kommen die Einflüsse des Wetters, anderer Ereignisse sowie Feiertage und Ferien, die die Beschaffung von Transportmitteln und Unterkünften erschweren können.

Budget

Ein Kongress kann eine erhebliche Investition darstellen, wenn Sie ihn einem sehr breiten Publikum präsentieren. Die Finanzierung, die Sie zur Verfügung haben, um die zu organisieren event wird die Größe des Events logisch begrenzendie Wahl der Einrichtungen oder sogar die Vorteile und Dienstleistungen, die während der Veranstaltung angeboten werden.

Natürlich müssen Sie sich überlegen, wie Sie den Kongress bezahlen. Wird es eine kostenlose Veranstaltung sein? Werden Sie die Teilnehmer bitten, ein Ticket zu kaufen? Werden Sie mit Sponsoren zusammenarbeiten?

Organisationsteam

Sobald Sie sich über die allgemeine Idee des von Ihnen geplanten Kongresses und dessen Umfang im Klaren sind, werden Sie ihn brauchen Umgeben Sie sich mit Menschen um das Projekt durchzuführen. In einigen Fällen organisiert eine einzelne Person alles alleine. Aber wenn es sich um große Events handelt, muss man als Team zusammenarbeiten. Zu diesem Zweck müssen Sie das qualifizierteste Personal auswählen.

Programmierung

Obwohl Sie in dieser Vorphase noch nicht wissen, wer Ihre Referenten sein werden oder welche der potenziellen Teilnehmer tatsächlich teilnehmen werden, müssen Sie bereits mit der Arbeit beginnen welche konkreten Themen besprochen werden sollen, und auf die Programmierung der Veranstaltung als Ganzes. Ich beziehe mich auf die verschiedenen Vorträge und Präsentationen, die geplanten Aktivitäten, die ungefähren Zeitpläne usw.

Organisationsphase des Kongresses

Notwendige Dienstleistungen

Zusätzlich zu den Einrichtungen müssen Sie während der Veranstaltung alle erforderlichen Dienstleistungen mieten. Zum Beispiel er Gastronomie, um den Teilnehmern Speisen und Getränke anbieten zu können. Die Unternehmen, die die verwalten Licht und Ton. Weitere Anbieter für Blumen, Dekoration, Standbau etc.

Sprecher

Auf eine anerkannte Persönlichkeit zählen zu können, die für das Thema relevant ist, kann ein entscheidender Faktor sein, um Ihr Publikum davon zu überzeugen, an der Veranstaltung teilzunehmen. Die Referenten werden zum größten Teil Experten zu einem Thema sein, die in einem Vortrag konkret darüber sprechen. Du kannst es aber auch versuchen Persönlichkeiten überzeugen die das Image des Kongresses aufwerten können. Aber Sie müssen sie möglicherweise erheblich kompensieren.

Zum Beispiel im hypothetischen Fall eines Kongresses für Ersatzteillager könnte es ein großer Anspruch sein, einen Motorsport-Champion zu haben.

Preise

Nachdem Sie nun die Hauptkosten der Veranstaltung, insbesondere die Einrichtungen, die damit verbundenen Dienstleistungen und die Redner, vollständig kennen, können Sie den Preis der Tickets berechnen, wenn Sie sich dafür entschieden haben, sie zu berechnen. Mit einer Schätzung des Zuflusses und dem ermittelten Preis werden Sie in der Lage sein Einkommen schätzen der Veranstaltung und sogar ihre potenzielle Rentabilität.

Unterkunft

Es wird dringend empfohlen, das Hotelangebot während der Kongresstermine eingehend studiert zu haben. du kannst sogar sich einigen mit einigen Einrichtungen Zimmer vorreservieren und so sicherstellen, dass Ihr Publikum eine Unterkunft hat.

Talk-PräsentationKommunikationsphase

Es ist ein sehr wichtiger Teil der Organisation eines Kongresses. Sie müssen alle Beteiligten wissen lassen, dass Ihre Veranstaltung geplant ist und dass Sie ihre Teilnahme erwarten.

Gestaltung und Bild

Bevor Sie irgendeine Art von Werbung für die Veranstaltung machen, müssen Sie an der Gestaltung und dem Erscheinungsbild des Kongresses gearbeitet haben. Sie müssen eine wiedererkennbare Marke schaffen, und das ist leicht mit dem Thema zu assoziieren. Dann platzieren Sie dieses Unternehmensbild auf allen relevanten Elementen, von der Veranstaltungswebsite über Visitenkarten, Plakate und natürlich Anzeigen.

Anruf

Nachdem Sie die potenziellen Teilnehmer Ihrer Veranstaltung sorgfältig identifiziert und auch eine Möglichkeit gefunden haben, sie zu kontaktieren, müssen Sie sie anrufen. Es wird erklärt, worum es bei dem Kongress geht, was die Vorträge und Referenten sein werden, wann und wo die Veranstaltung stattfindet usw.

das ruft überzeugen müssen an Ihr Zielpublikum, daher ist es sehr wichtig, es sehr sorgfältig zu erstellen.

Media-Werbung

Neben dem Versenden von Einladungen an eine Liste möglicher Interessenten ist es mehr als ratsam, Werbeaktionen in durchzuführen bestimmte Medien. Somit können alle an der Branche oder dem Thema Interessierten die Anzeige sehen und entscheiden, ob sie an der Veranstaltung teilnehmen möchten.

Kongress-Kit

Selbstverständlich müssen Sie das Kongress-Kit gleichzeitig mit der restlichen Kommunikationskampagne gestalten. Dies sind die Elemente, die jedem Teilnehmer gegeben werden. Es ist normalerweise eine Tasche mit Notizblöcken, einem Stift, einem Programm und etwas nützlichem Merch.

Denken Sie daran, dass diese Art von Werbeartikeln, wenn Sie sie gut auswählen, haben eine sehr nachhaltige Wirkung mit Ihrem Publikum. Wenn es etwas Nützliches ist, erinnern sie sich jedes Mal, wenn sie das Objekt sehen, an Ihre Marke und auch an ihre Teilnahme am Kongress.

Soziale Netzwerke

Innerhalb der Kommunikation ist zu beachten, dass soziale Netzwerke sowohl vor als auch während der Veranstaltung eine wichtige Rolle spielen. Sie können beispielsweise Live-Videos der Vorträge erstellen, Kongress-Hashtags teilen oder sogar einen Community Manager teilen, was passiert.

Wie organisiert man einen Kongress: Durchführung der Veranstaltung

Empfang der Teilnehmer

Es ist ein Schlüsselmoment für jede Veranstaltung dieser Art. Es ist eine Herausforderung, weil alle Teilnehmer in der Regel zur gleichen Zeit eintreffen, sodass ein sehr gut koordiniertes Team erforderlich ist, um sie zu begrüßen und ihnen ihre Willkommenspakete auszuhändigen sowie die üblichen praktischen Fragen zu beantworten. Technologie kann viel zur Effizienz des Prozesses beitragen.

Sprechermanagement

Die Redner müssen neben der notwendigen Hilfe, um die von ihnen vorbereiteten Präsentationen halten zu können, eine viel persönlichere Behandlung erhalten.

Problemlösung

In einem solchen Fall Es kann viel passieren. Von einem technischen Problem mit Licht oder Ton bis hin zur kurzfristigen Absage eines Referenten aufgrund höherer Gewalt. Es ist wichtig, wachsam zu sein und Alternativen für einige der häufigsten Vorfälle bei dieser Art von Ereignissen vorzusehen.

Eröffnungs- und Abschlusszeremonie

Wenn die Präsentationen und Vorträge in der Regel hauptsächlich von den Referenten abhängen, liegen die Eröffnungs- und Abschlusszeremonie in der Verantwortung der Veranstalter. Sie müssen die Weichen stellen des Kongresses, und sie sind der ideale Moment, um die wichtigsten Botschaften an das Publikum weiterzugeben.

personalisierte Aufmerksamkeit

Während der gesamten Veranstaltung ist es wichtig, den Teilnehmern und Rednern zuzuhören, um ihnen das bestmögliche Erlebnis zu bieten.

So organisieren Sie einen Kongress: nach der Veranstaltung

Zufriedenheitsumfrage

Der beste Weg, um zu wissen, wie ein Kongress gelaufen ist, ist fragen Sie die Teilnehmer. Sie kamen mit einigen Erwartungen, sowohl zum Hintergrund der Veranstaltung (den Inhalten) als auch zur Form. Wenn Sie sie mit einer Zufriedenheitsumfrage nach ihren Eindrücken fragen, werden sie ihre Eindrücke sicherlich teilen. So können Sie sich für zukünftige Veranstaltungen verbessern.

Kommunikation nach dem Kongress

Es ist sehr gut, einige Schlussfolgerungen aus der Veranstaltung zu ziehen und sie über die gleichen Mittel zu kommunizieren, die wir bereits zuvor erwähnt haben, wie z Fachpresse oder die sozialen Netzwerke des Kongresses.

Finanzanalyse

Natürlich ist es wichtig, den Kongress wirtschaftlich zu analysieren. Wenn Sie es so organisiert haben, dass die Veranstaltung rentabel war, müssen Sie beurteilen, ob dies der Fall war. Für den Fall, dass Sie die Veranstaltung genutzt haben, um Geschäftskontakte zu knüpfen, wird dies auch der Fall sein Es ist ratsam zu messen, wie viele Kunden Sie haben dank des Kongresses und somit die damit verbundene Marketinginvestition abschätzen können.

Ich hoffe, dass diese Tipps zur schrittweisen Organisation eines Kongresses Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer eigenen Veranstaltung helfen können.

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