Wenn Sie ein Unternehmen haben, ist es wichtig, dass Sie Ihre Kaufrechnungen im Auge behalten. Viele Ihrer Lieferanten machen es Ihnen heute sehr einfach und stellen Ihnen die Dokumente in elektronischer Form zur Verfügung. Auch große Unternehmen bieten Ihnen in der Regel viele Informationen innerhalb eines Kundenbereichs, auf den Sie beliebig zugreifen können. Mal sehen wie erhalten Sie Rechnungen von Ihren Lieferanten nach Art des Unternehmens.
Wie erhalten Sie Rechnungen von Ihren Lieferanten?
Es ist klar, dass je nach Art der Unternehmen, von denen Sie Produkte oder Dienstleistungen kaufen, die Lösungen nicht die gleichen sein werden. Für die Zwecke dieses Artikels werde ich große Unternehmen von anderen Anbietern unterscheidenwobei es natürlich möglich ist, dass kleinere Unternehmen ähnliche Lösungen und Mittel haben wie die Großen.
Rechnungen von großen Unternehmen
Angenommen, ich bin selbstständig oder habe ein kleines Unternehmen und möchte meine Repsol-Rechnungen herunterladen, weil es das Unternehmen ist, mit dem ich den Vertrag über Gas und Strom für meine Räumlichkeiten abgeschlossen habe. In diesem Fall ist es für mich sehr einfach, denn Repsol ermöglicht es Ihnen, wie andere ähnliche große Unternehmen Greifen Sie auf Ihren Kundenbereich zu. Sie müssen sich nur registrieren und haben dann Zugriff auf alle Informationen, die Sie interessieren könnten.
Große Unternehmen geben Ihnen in der Regel Zugriff auf die Daten Ihres Vertrags und auf die Details Ihres Verbrauchs, sei es Energie, Telekommunikation oder anderer Art. Und natürlich haben sie einen Bereich, in dem Sie Ihre neuesten Rechnungen herunterladen können. Je nach Unternehmen können Sie darauf zugreifen mehrere Jahre Dokumenteoder nur die letzten paar Monate.
Große Anbieter gehen sogar noch weiter und bieten Ihnen einige Trenddiagramme und andere Informationen, mit denen Sie Ihre Ausgaben besser kontrollieren können. Ganz zu schweigen davon, dass Sie vom Kundenbereich aus viele praktische Aspekte verwalten können, aktualisieren Sie Ihre BankverbindungIhre Adresse usw.
Rechnungen anderer Anbieter
Wenn Sie mit kleineren Unternehmen und erst recht mit Freiberuflern zusammenarbeiten, haben Sie in der Regel keinen Zugriff auf diese Art von Kundenbereich. Heutzutage ist es normal, dass sie dich verlassen Rechnungen per E-Mail zusendenaber manche schicken noch Briefe.
Da Sie diesen direkten Zugriff nicht haben, müssen Sie sehr vorsichtig mit den Informationen umgehen, die sie Ihnen geben. digital archivieren, und verhindern Sie, dass Dokumente verloren gehen. Denn wenn Sie in Ihren Akten keine Rechnung finden, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als sich mit Ihrem Anbieter in Verbindung zu setzen, um Ihnen eine Kopie zuzusenden.
Wenn es sich um ein Produkt oder eine Dienstleistung handelt, für die Sie noch nicht bezahlt haben, besteht kein Zweifel, dass sie es Ihnen schnell liefern werden. Aber wenn es etwas älteres ist, es ist möglicherweise keine Aufgabe mit hoher Priorität für sie. Und wenn mehrere Rechnungen angefordert werden, kann dies, wenn sie nicht über ein automatisiertes System verfügen, eine wichtige Aufgabe darstellen.
Warum ist es wichtig, Rechnungen von Ihren Lieferanten zu erhalten?
Überprüfen Sie, ob alles in Ordnung ist
Es gibt viele Fälle, in denen die Rechnung nur noch eine Formsache ist. Wenn Sie beispielsweise mit einem Anbieter eine Vereinbarung über den Preis seiner Dienstleistungen getroffen und sich auf einen Festbetrag geeinigt haben, wird er Ihnen in den seltensten Fällen eine Rechnung über einen anderen Wert senden. Auch so, jeder kann fehler machen.
Wenn Sie über variable Beträge sprechen, die vom Verbrauch von Produkten oder Dienstleistungen abhängen, die bis zum Ende des Zeitraums oder der Arbeiten nicht bekannt sind, ist es sehr wichtig, die Rechnung zu haben, um überprüfen zu können, ob alles in Ordnung ist . Sie möchten nicht, dass der von Ihnen stundenweise eingestellte Fachmann Ihnen mehr Zeit in Rechnung stellt, als er Ihrem Projekt gewidmet hat. Und es geht nicht nur um die Beträge der in Rechnung gestellten Produkte oder Dienstleistungen, sondern auch der Stückpreise. Alles muss sorgfältig geprüft werden, denn alles wirkt sich auf Ihr Geschäft aus.
Steuerliche Verpflichtungen
Ich verrate kein Geheimnis, wenn ich Ihnen sage, dass sowohl Unternehmen als auch Freiberufler die haben Verpflichtung zur Aufbewahrung Ihrer Lieferantenrechnungen für mehrere Jahre, um ggf. die mit dem Finanzamt verbundenen Aufwendungen zu rechtfertigen.
Ich erwähne dies vor allem für einige Selbständige, die ihren Unterlagen möglicherweise nicht die nötige Sorgfalt widmen, abgesehen davon, dass sie das vorlegen, was die Agentur jedes Quartal verlangt, um die Erklärungen vorlegen zu können. Im Allgemeinen verfügen KMU über ein Buchhaltungsteam, das Finanzinformationen, einschließlich Lieferantenrechnungen, schützt.
Unternehmenssteuerung
Eine Rechnung ist viel mehr als der zu zahlende Betrag. Es enthält die Details der Berechnung, die Ihnen helfen können bessere Steuerung der Verwaltung Ihres Unternehmens durch Indikatoren. Das vielleicht offensichtlichste Beispiel ist das vorherige Beispiel der Strom- und Gasrechnung mit Repsol oder einem anderen Unternehmen.
Natürlich ist es wichtig, den Preis der einzelnen Konzepte zu kennen, um mögliche Alternativen vergleichen zu können und vielleicht einen günstigeren Anbieter zu bekommen.
Aber vor allem ist es wichtig zu wissen, was man ausgegeben hat. Bei Energie sprechen wir natürlich von Kilowattstunden. Die Überwachung des Verbrauchs ermöglicht es Ihnen, Lösungen zur Optimierung Ihres Energieverbrauchs zu finden, was sich letztendlich auf die Höhe der Rechnung und die Ergebnisse Ihres Unternehmens auswirkt.
Aus all diesen Gründen ist es wichtig, dass Sie einfachen Zugriff auf Ihre Lieferantenrechnungen haben und dabei die Vorteile aktueller digitaler Tools nutzen.
