Jedes Unternehmen muss mit großen Mengen an Informationen und insbesondere mit einer Vielzahl wichtiger Dokumente umgehen, um seine Aktivitäten ausführen zu können. Ich meine unter anderem Rechnungen, Verträge, Berichte. Die Verwaltung all dieser Dokumentation kann kompliziert sein, wenn Sie nicht über die richtigen Tools verfügen. Natürlich bietet die Technologie Lösungen, wie z Dokumentenverwaltungssoftware. Es ist ein Programm, das Vorteile und Funktionalitäten bietet, die zur Verbesserung der Effizienz bei der Dokumentenverwaltung beitragen.
In diesem Artikel werde ich einige der Vorteile eines Dokumentenmanagers im Detail erläutern. In einem zweiten Teil werde ich die Hauptfunktionalitäten erklären, die diese Art von Software normalerweise hat.
Die Vorteile einer Dokumentenverwaltungssoftware
Verbessert die Effizienz im Dokumentenmanagement
In den letzten Jahren haben wir den Übergang von Papierdokumenten zu digitalen Informationen vollzogen. Die Kombination des elektronischen Formats mit einem guten Dokumentenverwaltungsprogramm ermöglicht dies Informationen zentralisiert und organisiert speichern. Dadurch wird viel Zeit beim Suchen und Wiederfinden von Dokumenten gespart. Darüber hinaus hilft ein spezialisiertes Programm, Prozesse wie das Scannen, Erstellen und Indizieren von Dokumenten zu automatisieren, was die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter des Unternehmens verringert und die Effizienz erhöht.
Erhöhte Dokumentensicherheit
Informationssicherheit ist ein entscheidender Aspekt für jedes Unternehmen, insbesondere bei der Verwaltung sensible oder strategische Daten. Mit einer Dokumentenverwaltungssoftware können Sie Zugriffsberechtigungen für Dokumente festlegen und so sicherstellen, dass nur autorisierte Personen bestimmte Arten von Informationen einsehen können. Sie können auch die an den Dokumenten durchgeführten Aktionen kontrollieren, sie überwachen und prüfen und die Sicherheit der Informationen gewährleisten.
Verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Teams
Ich habe bereits erwähnt, dass dank des Dokumentenmanagers alle Informationen an einem Ort verfügbar und für verschiedene Benutzer zugänglich sind. Auf diese Weise wird die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Teams des Unternehmens erleichtert. Darüber hinaus ermöglicht ein Dokumentenverwaltungsprogramm Benutzern, gleichzeitig an denselben Dokumenten zu arbeiten und Kommentare und Überarbeitungen in Echtzeit vorzunehmen Erleichtert die Kommunikation und Teamarbeit. Sie haben nicht mehr das Problem, mit mehreren Versionen eines Dokuments zu arbeiten und nicht zu wissen, welche die neueste ist.
Rückzug des Raumes
Herkömmliches Dokumentenmanagement implizierte die Notwendigkeit, große Räume für die Aufbewahrung von Dokumenten im Papierformat bereitzustellen. Mit spezialisierter Software ist es nicht mehr notwendig, so viel physischen Platz zu haben, und die damit verbundenen Kosten werden reduziert bei der Aufbewahrung großer Mengen von Papierdokumenten.
Einfachere Einhaltung von Vorschriften
Unternehmen unterliegen oft Regeln und Vorschriften, die spezifische Anforderungen an das Dokumentenmanagement stellen. Eines der bekanntesten Beispiele ist das Datenschutzgesetz, aber es gibt noch andere Regelungen. Mit dem Dokumentenmanager können Sie diese Anforderungen effizienter erfüllen, da Sie eine Aufzeichnung und Kontrolle über Dokumente führen sowie Berechtigungen und Zugriffe festlegen können, was die Einhaltung von Vorschriften erleichtert und erleichtert verringert das Sanktionsrisiko und Bußgelder.
Hauptfunktionalitäten einer Dokumentenmanagement-Software
Zentralisierte Organisation von Informationen
Die Speicherung und Organisation von Dokumenten ist eine der Hauptfunktionalitäten einer spezialisierten Software. Verwaltet eine zentralisierte Datenbank, die in Ordnern und Unterordnern organisiert ist erleichtert dank Indexierung das Suchen und Auffinden von Dokumenten anhand von Schlüsselwörtern und bestimmten Begriffen. Die Informationen sind nicht mehr in E-Mail-Anhängen oder ähnlichem verstreut. Darüber hinaus besteht ein deutlich geringeres Risiko, wichtige Informationen zu verlieren, und die ungewollte Erstellung von Duplikaten und Mehrfachversionen wird vermieden.
Automatisierte Dokumentenerfassung
Die Registrierung digitaler Dokumente ist eine der Hauptfunktionalitäten einer Dokumentenmanagement-Software. Und wir sprechen nicht nur über die Digitalisierung von Papierdokumenten durch ein Zeichenerkennungsprogramm. Kann Informationen auf vielfältige Weise erfassen, Importieren aus anderer Software, automatisches Abrufen aus E-Mails oder Webformularen oder Abrufen von Dateien auf verschiedene Weise. Sie können natürlich auch tippen, aber es ist immer weniger notwendig.
Versionskontrolle
Eine Dokumentenverwaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, die verschiedenen Versionen eines Dokuments aufzuzeichnen, was die Verwaltung und Kontrolle von Änderungen erleichtert. Es besteht sogar die Möglichkeit zu einer früheren Version zurückkehren Informationen, was die Korrektur von Fehlern ermöglicht und viel Zeit spart.
Berechtigungen und Zugriffsverwaltung
Ich habe es zuvor als einen seiner Hauptvorteile erklärt. Mit dem Dokumentenmanager können Sie Berechtigungen und Zugriff auf Dokumente basierend auf den Rollen und Verantwortlichkeiten der Benutzer festlegen. Das sorgt für Sicherheit und Privatsphäre der Dokumente. Darüber hinaus erlaubt Ihnen das Programm normalerweise, Zugriffsberechtigungen auf verschiedenen Ebenen (z. B. Ordner oder Dokument) festzulegen, was viel Flexibilität bietet. Diese Funktionen ermöglichen unter anderem auch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.
Zusammenarbeit und Teamarbeit
Einige der Funktionalitäten, die die Zusammenarbeit im Unternehmen und die Teamarbeit erleichtern, sind:
Los automatisierte Arbeitsabläufe, die es den beteiligten Personen ermöglichen, benachrichtigt zu werden, wenn sie an der Reihe sind, eine Aufgabe zu starten. Sie helfen auch, die Koordination zu verbessern, weil Sie jederzeit den Status der Prozesse kennen. Ein Dokumentenmanager kann auch die Möglichkeit zur Durchführung durch Benutzer beinhalten Kommentare über die verschiedenen Elemente. Das Programm kann auch Benachrichtigungen senden und Benachrichtigungen, nicht nur per E-Mail, sondern auch in Teamwork-Programmen wie Microsoft Teams oder Slack. Und vergessen wir nicht die Bequemlichkeit, mit einzelnen, zentralisierten Informationen zu arbeiten.
Barrierefreiheit
Natürlich werden die Informationen vom Dokumentenmanager verwaltet von überall zugänglich. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich Mitarbeiter und Mitarbeiter in den Büros befinden, unterwegs sind oder von zu Hause aus arbeiten. Die Daten befinden sich in der Cloud und können von Ihrem Computer oder Mobiltelefon aus abgerufen werden, sogar mit nativen Anwendungen für Android und iOS.
Elektronische Unterschrift
Ein Dokumentenverwaltungsprogramm integriert in der Regel die Funktionalität der elektronischen Signatur. Das bedeutet, dass ein Unternehmen Angebote, Verträge oder Vereinbarungen zur Prüfung und Unterzeichnung einreichen kann, und das alles mit volle Rechtswirksamkeit. Es kann mit digitalen Zertifikaten oder mit mobilen Geräten konfiguriert werden.
Prüfung und Überwachung
Auditing und Tracking sind weitere wichtige Funktionen einer Dokumentenmanagement-Software. Das Programm ermöglicht es Ihnen, alle durchgeführten Aktionen auf den Dokumenten aufzuzeichnen, was eine Überwachung und Prüfung der durchgeführten Aktivitäten ermöglicht. Darüber hinaus ermöglicht der Dokumentenmanager die Generierung von Berichte und Statistikenwas die Entscheidungsfindung und kontinuierliche Verbesserung des Dokumentenmanagements erleichtert.
Wie Sie sehen, kann Ihr Unternehmen dank Dokumentenmanagement-Software effizienter und sicherer werden. Zögern Sie nicht, sich darüber zu informieren.
