Die Buchhaltungsunterlagen eines Unternehmens bestehen aus weit mehr als nur in Spalten aufgeführten Zahlen. Die Buchhaltung ist die wichtigste Informationsquelle über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie über verlässliche Daten verfügen. Heute werden wir einige Tipps für überprüfen Buchhaltung verbessern in ihrer Firma Wir werden über Tools, Methodik und interne Kontrolle sprechen, aber auch über andere Aspekte. Nicht verpassen!
Warum ist eine zuverlässige Buchhaltung wichtig?
Es gibt zwei Hauptgründe.
Das erste ist das rechtliche Verpflichtung eine Buchhaltung zu haben, die die tatsächliche Situation Ihres Unternehmens widerspiegelt und den steuerlichen Vorschriften entspricht. Wenn Sie es versäumen, über die Aktivitäten Ihres Unternehmens Rechenschaft abzulegen, laufen Sie Gefahr, viele Fehler zu machen und hohe Geldstrafen an das Finanzamt zu zahlen. Der zweite Grund besteht darin, dass Sie über zuverlässige und aktuelle Buchhaltungsdaten verfügen die finanzielle Situation genau kennen Ihres Unternehmens Auf diese Weise können Sie fundierte Entscheidungen treffen und Risiken und Probleme schnell erkennen. Mit anderen Worten: Eine gute Buchhaltung hilft Ihnen, die Führung Ihres Unternehmens zu verbessern.
10 Tipps zur Verbesserung der Buchhaltung Ihres Unternehmens
Nutzen Sie geeignete IT-Tools
Ein Selbstständiger, der das ganze Jahr über nur wenige Rechnungen ausstellt, könnte es sich unter bestimmten Voraussetzungen leisten, seine Konten in einer Tabellenkalkulation zu führen. Diese Art der Kontenverwaltung birgt jedoch ein hohes Fehlerrisiko und viele Einschränkungen. Es ist besser, eine gut gestaltete Software zu haben.
Sie können sich für ein bestimmtes Buchhaltungsprogramm entscheiden, es besteht aber auch die Möglichkeit, sich für eine Software mit mehreren Funktionalitäten zu entscheiden. Wenn Sie beispielsweise über ein CRM für die Finanzverwaltung verfügen, können Sie gleichzeitig die kaufmännischen Aspekte und die Buchhaltung Ihres Unternehmens verwalten.
Software hilft Ihnen Sparen Sie Zeit und Effizienz, indem viele Aufgaben automatisiert werden. Außerdem wird dadurch das Fehlerrisiko erheblich reduziert und Sie können Berichte und Daten nutzen, um die Verwaltung Ihres Unternehmens zu verbessern.
Notieren Sie Informationen ständig
Einer der Fehler, den manche Kleinunternehmer machen, besteht darin, die Buchhaltung lediglich als Steuerpflicht zu betrachten. Daher lassen sie einige Buchhaltungsaufgaben bis zum Ende des Quartals oder sogar des Jahres anfallen. Aber diese Art der Buchhaltung kann viele Fehler verursachenDarüber hinaus wird dem Geschäftsmann die aktualisierte Vision seines Unternehmens vorenthalten.
Insbesondere ist es notwendig, Zahlungen und Quittungen täglich zu erfassen, um jederzeit zu wissen, welche Rechnungen Sie an Lieferanten zur Zahlung ausstehen und welche Kunden ihre Einkäufe noch nicht bezahlt haben. Vorräte und Anlagevermögen sind weitere Bereiche, die es wert sind, im Auge behalten zu werden.
Nutzen Sie die Möglichkeiten der analytischen Buchhaltung
Die im allgemeinen Buchhaltungsplan definierten Konten müssen sich nicht an die Überwachungsanforderungen Ihrer Tätigkeit anpassen. Sie können jedoch die Funktionalitäten Ihrer Software nutzen und Unterkonten und Berichte erstellen, um eine genaue Vorstellung von der Entwicklung des Unternehmens zu erhalten. Sie können beispielsweise Unterteilungen nach Geschäftsbereichen oder Abteilungen erstellen.
Mit der analytischen Buchhaltung erhalten Sie praktische und detaillierte Informationen, die es Ihnen ermöglichen, Trends und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Sie können eine Reihe von Überwachungsindikatoren erstellen und diese regelmäßig messen. Es ist die Grundlage der Managementkontrolle.
Implementieren Sie interne Kontrollmaßnahmen
Um Fehler und Betrug zu vermeiden, müssen Sie dies tun klare Vorgehensweisen entwickeln im Zusammenhang mit der Verwaltung Ihrer finanziellen Ressourcen. Sie müssen unter anderem klare Verantwortlichkeiten für jeden Prozess festlegen und Grundprinzipien wie die Aufgabentrennung anwenden. Wer beispielsweise die Zahlung vornimmt und wer sie autorisiert, wird niemals dieselbe Person sein.
Das müssen Sie auch tun Prüfungen regelmäßig, um Probleme zu erkennen und zu verhindern. Alles basiert hauptsächlich auf den Finanzinformationen, die die Buchhaltung liefert.
Ebenso sollten Sie von Zeit zu Zeit Ihre Verfahren analysieren und prüfen, ob sie noch ausreichend sind. Vergessen Sie nicht, dass sich die Organisation von Unternehmen je nach technologischen Entwicklungen und Personalbewegungen häufig ändert.
Seien Sie bei Bankabstimmungen sehr vorsichtig
Ich habe bereits erwähnt, wie wichtig es ist, Einnahmen und Zahlungen sofort zu erfassen. Es reicht jedoch nicht aus, diese Bewegungen buchhalterisch abzubilden. Um sicherzustellen, dass keine Fehler vorliegen, benötigen Sie Vergleichen Sie regelmäßig Buchhaltungsunterlagen mit Kontoauszügen. Auf diese Weise können Sie Unstimmigkeiten und Fehler identifizieren und beheben, um Unstimmigkeiten und zukünftige Probleme zu vermeiden.
Lagerbestände sind ein weiterer wichtiger Bereich für Ihr Unternehmen
Es ist wichtig, dass Sie über die Einrichtung von Systemen nachdenken, um die Lagerströme zu kontrollieren und Produktüberschüsse oder -knappheiten zu vermeiden. Ganz zu schweigen vom Risiko von Fehlern und Diebstählen beim Umgang mit Tausenden von Referenzen.
Um die Vorräte korrekt zu erfassen und zu bewerten und deren Auswirkungen auf die Jahresabschlüsse widerzuspiegeln, muss überprüft werden, ob die Daten aus dem Computersystem mit den physischen Beständen übereinstimmen. Dafür ist es notwendig Machen Sie Inventuren Zeitungen.
Verfolgen Sie die Ausgaben genau
Mithilfe der speziellen Software und der analytischen Buchhaltungsfunktionen, die ich bereits erwähnt habe, können Sie alle Ausgaben detailliert erfassen und kategorisieren. Zum Beispiel jeder Abteilungsleiter Möglicherweise sind Sie für die Kosten verantwortlich, die durch Ihre Ausrüstung entstehen. So können Sie die Ausgaben regelmäßig bewerten und nach Möglichkeiten suchen, diese zu reduzieren oder zu optimieren.
Überwachen Sie stets die Debitorenbuchhaltung
Wenn Sie Gebühren erfassen, sobald sie anfallen, und einen Bankabgleich durchführen, wissen Sie immer, wie viel Geld Ihre Kunden Ihnen schulden. Das gibt Ihnen viele Informationen, die Sie zum Handeln benötigen Minimieren Sie ausstehende Beträge. So können Sie beispielsweise Kunden, die normalerweise in Verzug geraten, schon vor Ablauf des Ablaufdatums per Mahnruf ansprechen. Selbstverständlich können Sie den ausstehenden Betrag auch nach Ablauf des Verfallsdatums einfordern.
Wenn Sie darüber hinaus die Buchhaltung Ihres Unternehmens im Bereich Kundenkonten verbessern möchten, empfiehlt sich die Einrichtung Kreditrichtlinien und eine klare und effektive Sammlung. Und mit Kreditlinien, die das finanzielle Risiko jedes Kunden berücksichtigen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Buchhaltungspersonal gut geschult ist
Mitarbeiter, die mit administrativen und buchhalterischen Aufgaben betraut sind, müssen über ausreichende Kenntnisse im Finanzbereich verfügen. Sie sollten nicht nur Mitarbeiter einstellen, die in diesem Bereich ausreichend geschult sind. Es wird auch empfohlen, Werbung zu machen ihr Wissen zu erweitern in der Buchhaltung und werden periodisch aktualisiert.
Verlassen Sie sich auf eine Agentur
Die in einer Agentur tätigen Fachkräfte sind auf Buchhaltung und Steuermanagement spezialisiert. Sie arbeiten für Sie, aber auch für viele andere Kunden. Sie werden bei jeder Gesetzesänderung aktualisiert. All das sollten Sie sich nicht entgehen lassen alles Wissen und Professionalität dass sie dich bringen können.
Zögern Sie nicht, sich beraten zu lassen oder sogar einige Aspekte auszulagern, die technisch komplexer sein können als die alltäglichen Buchhaltungstätigkeiten.
Mit diesen Tipps können Sie zweifellos damit beginnen, die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Fällt Ihnen noch mehr ein? Sag es mir in den Kommentaren!
